Co.In.Fo. Consorzio Interuniversitario sulla Formazione (“CO.IN.FO.” o “Consorzio”) ti fornisce, di seguito, le informazioni relative al trattamento dei tuoi dati personali, in relazione all’app per le Attività del Consorzio (l’“App CO.IN.FO.” o, semplicemente l’“App”), ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 2016/679 (c.d. GDPR).

Il “Trattamento di Dati Personali”, in parole semplici, è una qualsiasi operazione riguardante qualunque “informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile”. Ad esempio, sono considerati “Dati Personali”, il tuo nome e cognome, o un indirizzo e-mail con un “nome utente” che ti identifichi (es. mariorossi@….), e l’atto di raccoglierlo e conservarlo presso la nostra organizzazione  è considerato “Trattamento”, così anche (sempre ad esempio) la loro comunicazione ad altri soggetti e la cancellazione.

La nostra organizzazione è definita “Titolare del Trattamento”, come soggetto che stabilisce come e per quali finalità trattare informazioni relative a persone fisiche.

Tu, in quanto “persona fisica a cui si riferiscono i Dati Personali”, sei definito “Interessato”, e hai diritto di ricevere le seguenti informazioni su chi siamo, sul perché, su come e per quanto tempo trattiamo dati personali, e su quali obblighi e diritti tu hai in merito.

Di seguito le risposte alle domande che tu ci potresti porre.

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A) Chi siete?

Co.In.Fo. – Consorzio Interuniversitario sulla Formazione, con sede legale in Via Giuseppe Verdi n. 8, 10124 Torino (TO) – C.F. 97556790018 e P.Iva 06764560014 (di seguito anche “titolare del trattamento” o “titolare”).

B) Quali sono le categorie di persone a cui è rivolta questa informativa?

Tu, come utente dell’App Co.In.Fo., in qualità di membro delle attività organizzate dal Consorzio.

C) Quali categorie di Dati Personali trattate?

I tuoi dati personali comuni forniti dal Consorzio in fase di creazione del profilo (nome e cognome indirizzo e-mail, codice fiscale, università di appartenenza) e quelli eventualmente da te integrati successivamente (numero di telefono, fotografia profilo). Il codice fiscale viene utilizzato anche come meccanismo di verifica della tua identità: ti verrà richiesto di inserirlo e il sistema verificherà la corrispondenza con il dato presente nel nostro database. Questa misura è finalizzata a garantire che l’accesso avvenga esclusivamente da parte della persona per cui il profilo è stato creato e a prevenire la creazione di anagrafiche con dati errati. Inoltre, trattiamo i contenuti da te eventualmente caricati nell’App (messaggi nelle chat e nei forum, eventualmente, la foto profilo), che potrebbero contenere dati personali tuoi o di terzi.

D) Quale è l’origine dei miei dati personali?

I tuoi dati personali sono acquisiti in parte dal Consorzio, nell’ambito della tua partecipazione alle iniziative formative da noi organizzate, e in parte direttamente da te, al momento dell’accesso all’App.

E) Perché trattate dati personali (Finalità) e su cosa si fonda il trattamento (Base Giuridica)?

Trattiamo i tuoi dati per i seguenti scopi, sulla base dei presupposti di liceità indicati per ciascuna finalità:

PRINCIPALI:

1. creare il tuo profilo utente e inviarti le credenziali di primo accesso all’App, sulla base della necessità di esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui il Consorzio è investito, e in particolare quello di consolidare la relazione con i partecipanti alle proprie iniziative formative e a facilitare la loro partecipazione alle attività organizzate (art. 6 § 1.e GDPR). L’attività trova fondamento nel rapporto preesistente con te, derivante dalla tua partecipazione alle nostre attività formative, e nella ragionevole aspettativa che tu possa essere interessato a proseguire la collaborazione nell’ambito delle attività;
2. eseguire i servizi dell’App e ogni attività conseguente e/o connessa (es. gestione profilo, abilitazione all’accesso alle comunità formative, invio comunicazioni tecniche e organizzative sui servizi) alla gestione dell’App, sulla base della necessità di eseguire le condizioni d’uso in vigore al momento dell’accesso (art. 6 § 1.b GDPR);
3. soddisfare le tue richieste in merito all’App, sulla base della necessità di di eseguire le condizioni d’uso (art. 6 § 1.b GDPR);
4. adempiere ad obblighi previsti dalla normativa applicabile all’ente pubblico (es: contabili, fiscali, di trasparenza amministrativa ex D.Lgs. 33/2013, di sicurezza ecc.) e/o eseguire ordini impartiti da autorità, sulla base della necessità di adempiere ad obblighi giuridici cui il Consorzio è soggetto (art. 6 § 1.c GDPR).
5. inviare comunicazioni relative alle attività del Consorzio, alle iniziative formative organizzate, agli eventi delle comunità, tramite e-mail o notifiche push (finalità di “comunicazione istituzionale”), sulla base della necessità di eseguire le condizioni d’uso in vigore al momento dell’accesso (art. 6 § 1.b GDPR);
6. consentire la visibilità del tuo profilo (nome e cognome, università di appartenenza, eventuale fotografia) agli altri membri della stessa comunità, per facilitare l’interazione e la collaborazione all’interno della comunità, sulla base della necessità di esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui il Consorzio è investito, in particolare quello di promuovere lo scambio e la collaborazione tra i membri (art. 6 § 1.e GDPR). Potrai in ogni caso modificare le impostazioni di visibilità del tuo profilo direttamente dall’App;
7. consentire la condivisione di contenuti nella sezione Gallery dell’App, dove le fotografie caricate dal Consorzio, che saranno visibili e scaricabili da tutti i membri della stessa comunità, sulla base della necessità di esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui il Consorzio è investito, in particolare quello a facilitare la documentazione e la condivisione delle attività delle comunità (art. 6 § 1.e GDPR);
8. inviare la newsletter periodica del Consorzio con aggiornamenti sulle attività formative, previo tuo consenso espresso tramite l’apposita impostazione nella sezione “Profilo” dell’App (art. 6 § 1.a GDPR). Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento;
9. analizzare il traffico sull’App (es. rilevare le sezioni più consultate, il numero di accessi per fascia oraria o giornaliera, il tempo medio di connessione); risolvere problemi operativi (es. anomalie nel caricamento delle pagine). Laddove le informazioni raccolte consistano in dati personali, il trattamento è effettuato sulla base della necessità di esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui il Consorzio è investito (art. 6 § 1.e GDPR), in particolare quello di comprendere come l’App è utilizzata e gestita, ottimizzarla e migliorarla, o anche solo a scopi statistici, nonché per eseguire attività di monitoraggio per respingere e/o prevenire attacchi informatici e frodi;
10. accertare, esercitare e/o difendere un diritto nelle sedi competenti, sulla base della necessità di adempiere ad obblighi giuridici di tutela dei diritti del Consorzio e/o di terzi nei confronti dell’utente dell’App (art. 6 § 1.c GDPR).

F) A chi comunicate i dati personali (categorie di destinatari)?

Nella misura minima necessaria per il raggiungimento di ciascuna delle finalità, su uno dei presupposti di legittimità sopra descritti e sulla base della normativa applicabile e/o di un accordo contrattuale con il titolare, comunicheremo o potremo comunicare i dati a:

• soggetti necessari per l’esecuzione delle attività connesse e conseguenti all’utilizzo dell’App (ad esempio, fornitori di servizi informatici e di sviluppo software, gestori delle piattaforme elettroniche che ne consentono il funzionamento, servizi di posta elettronica), che agiscono come responsabili del trattamento o come autonomi titolari del trattamento;
• soggetti da noi autorizzati, impegnati alla riservatezza o destinatari di un obbligo giuridico alla riservatezza (es. collaboratori del Consorzio);
• organizzazioni pubbliche e autorità, se e nei limiti in cui ciò sia richiesto dalla normativa applicabile o da loro ordini, o per l’esercizio, l’accertamento e/o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• università consorziate e altri enti pubblici di ricerca, quando necessario per l’organizzazione e la gestione delle attività formative e delle comunità;
• altri utenti dell’App appartenenti alla tua stessa comunità, limitatamente ai dati del tuo profilo (nome e cognome, università di appartenenza, eventuale fotografia) se hai attivato la relativa visibilità, e ai contenuti da te condivisi nelle chat, nei forum.

G) Trasferite i dati personali fuori dell’Unione Europea?

I nostri fornitori potrebbero utilizzare, per la gestione e archiviazione di dati, servizi forniti da società stabilita al di fuori dello Spazio Economico Europeo (es. Stati Uniti; in tal caso il trasferimento è effettuato sulla base delle clausole contrattuali standard e di misure supplementari per garantire la protezione dei dati).

In generale ci assicuriamo che i trasferimenti di dati avvengano unicamente verso paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato, per i quali esista una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, o sulla base di una delle altre garanzie previste dal capo V del GDPR.

Ulteriori informazioni sui trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (tra cui i riferimenti alle garanzie ed i mezzi per ottenere informazioni su di esse) sono disponibili scrivendo al Consorzio.

H) Per quanto tempo conservate i miei dati?

I tuoi dati personali saranno conservati nei seguenti termini: quando trattati per le finalità di cui ai numeri 2), 3), 5) e 8), fino a che tu non chiedi la cancellazione del tuo profilo sull’App o comunichi la tua volontà di non far più parte delle comunità, salvo che la normativa applicabile ci imponga di conservarli per un periodo superiore; quando trattati per le finalità 1), 6), 7) e 9), fino a quando tu ti opponi al trattamento (inizialmente o successivamente). I contenuti da te pubblicati nelle chat e nei forum potranno essere conservati anche successivamente alla cancellazione del tuo profilo, previa anonimizzazione (rimozione del riferimento al tuo nominativo), al fine di preservare la continuità delle discussioni all’interno delle comunità, salvo tua espressa richiesta di cancellazione integrale.

I) Sono obbligato a fornirvi i dati personali?

Per le finalità principali basate sull’esecuzione di un compito di interesse pubblico di cui il Consorzio è investito (creazione profilo e invio credenziali), il conferimento dei dati non è obbligatorio, ma necessario per consentirti di accedere all’App e partecipare alle comunità. Puoi in ogni momento opporti a tale trattamento, con la conseguenza che non potrai accedere ai servizi dell’App. Per le altre finalità di cui ai numeri 2), 3), 5) (esecuzione delle condizioni d’uso) devi comunicarci i dati perché sono necessari per l’utilizzo dell’App. Sei obbligato a comunicarci i dati anche per le finalità di trattamento basate sulla necessità di adempimento di obbligo giuridico e di accertamento, esercizio o difesa di un diritto. Per le finalità di cui ai numeri 6), 7) e 9)non è previsto l’obbligo di conferimento dei dati, ma è possibile opporsi al trattamento. Per l’iscrizione alla newsletter, il conferimento del consenso è del tutto facoltativo e la sua mancanza non pregiudica l’accesso all’App né la partecipazione alle comunità.

J) Cosa accade se non vi comunico i miei dati?

Se ti opponi al trattamento per le finalità di creazione profilo e invio credenziali, o rifiuti di fornire i dati per le altre finalità di cui ai numeri 1), 2), 3) e 5), non potremo consentirti di accedere all’App e di partecipare alle comunità. Se l’opposizione o il rifiuto è in relazione alle finalità di cui ai numeri 6) e 7), l’unica conseguenza è che non potremo inviarti comunicazioni istituzionali, rendere visibile il tuo profilo agli altri membri, o analizzare le modalità di utilizzo dell’App. La scelta di non rendere visibile il tuo profilo comporta alcune limitazioni nell’utilizzo delle funzionalità collaborative dell’App: in particolare, non potrai inviare messaggi nelle chat di gruppo, pur mantenendo la possibilità di leggerne i contenuti. Per maggiori dettagli a quest’ultimo riguardo, si rinvia alle Condizioni d’Uso.

K) Quali diritti ho?

Hai diritto di:

a) accedere ai tuoi dati in nostro possesso, e di chiederne copia, salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche;

b) chiedere la rettifica dei dati eventualmente incompleti o inesatti;

c) chiederne la cancellazione dei dati, salve le esclusioni o limitazioni stabilite dalla normativa applicabile (es. dall’art. 17 § 3 GDPR);

d) chiedere la limitazione del trattamento, ove ricorrano i presupposti e salve le esclusioni stabilite dall’art. 18 § 2 GDPR;

e) richiedere la portabilità dei dati (ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, per poterli trasmettere ad altro titolare senza impedimenti), nei limiti in cui il Trattamento sia basato sul consenso o sulla necessità di esecuzione di un contratto, ove tecnicamente possibile e salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche;

f) proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (in Italia, www.garanteprivacy.it), o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui risiedi abitualmente o lavori, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

Possono essere esercitati direttamente dall’’App i seguenti diritti:

a) accesso e portabilità, tramite la funzione “Esporta i miei dati” disponibile nella sezione “Profilo”, che consente di scaricare una copia dei propri dati in formato leggibile;

b) cancellazione del profilo, tramite la funzione “Richiedi cancellazione account” disponibile nella sezione “Profilo”. La cancellazione sarà effettiva decorsi 30 giorni dalla conferma della richiesta, durante i quali potrai annullare la richiesta stessa.

Diritto di opposizione

Puoi opporti al trattamento basato sulla necessità di esecuzione di un compito di interesse pubblico del Consorzio per tutte le finalità basate su tale base giuridica, per motivi connessi alla tua situazione particolare (es. pregiudizio all’onore, alla reputazione, al decoro), salva la dimostrazione da parte del Consorzio di motivi legittimi cogenti  e prevalente ed a norma dell’art. 21 § 1 GDPR, e salvo che il trattamento sia necessario per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

In particolare, puoi opporti alla creazione del profilo, con la conseguenza che non potrai accedere all’App, o alle comunicazioni istituzionali, anche inizialmente inviando un’e-mail a segreteria@coinfo.net oppure, successivamente, usando la funzione “disiscrivimi” o simile presente in ciascuna e-mail ricevuta, o ancora alle modalità di visibilità del tuo profilo, modificando le relative impostazioni direttamente dall’App. Per quanto riguarda la newsletter, trattandosi di trattamento basato sul consenso, puoi revocare il consenso in qualsiasi momento disattivando l’apposita impostazione nella sezione “Profilo” dell’App, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L’esercizio dei diritti di cui sopra può essere inoltre ritardato, limitato o escluso nei casi previsti dall’art. 2-undecies d. lgs. n. 196/2003.

L) Per dubbi o domande sul trattamento dei miei dati, e per esercitare i tuoi diritti, cosa posso fare?

Puoi inviare una e-mail all’indirizzo segreteria@coinfo.net, o a mezzo posta all’indirizzo: CO.IN.FO. – Consorzio Interuniversitario sulla Formazione, Via G. Verdi, 8 – 10124 Torino.

Questa Privacy Policy è in vigore dalla data indicata in intestazione; ci riserviamo di modificarne il contenuto, in parte o completamente, anche a seguito di variazioni della Normativa Privacy; effettueremo la pubblicazione della versione aggiornata della Privacy Policy. 

Il Titolare non raccoglie intenzionalmente informazioni personali riferite a persone fisiche minori di diciotto anni. Nel caso in cui informazioni su minori fossero registrate, CO.IN.FO. le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’Interessato o di chi eserciti la potestà su di esso.